T’expliquem quina documentació et cal si vols iniciar l’exportació

[dropcap type=”circle” color=”#ffffff” background=”#4f4f4f”]P[/dropcap]odríem dividir la documentació de l’empresa en dos grans blocs: Documentació administrativa i documentació comercial. Ambdós grups hauran d’estar optimitzats per a l’exportació, ja que tan important és tenir un catàleg en diversos idiomes com poder enviar la factura i l’albarà en anglès.

Documentació adminisrativa

El primer bloc també el podem dividir en dos, els documents administratius que interaccionen amb el client (factura, factura pro-forma, albarà i packing list) i els merament interns de l’empresa. Per als primers, haurem de ser conscients que el nostre client ha de demanar-nos adequar el nostre sistema informàtic per que permeti escollir l’idioma del document i, en segons quins casos, tenir tots els articles traduïts a diversos idiomes. No és una inversió imprescindible per exportar; a l’inici podem realitzar els documents manualment amb Excel, però si la nostra activitat internacional creix, serà totalment necessari.

El segon grup està format per: documents de transport internacional (Ex. AWB), el Document Únic Administratiu (DUA – Duanes), certificats exigits en alguns països (Ex. Certificat d’Origen), certificats especials de producte (Ex. Kosher), documents relatius als sistemes de cobrament (Ex., els que pugui exigir-nos un crèdit documental) i compliment de les normatives (Ex. UL) i també els de l’assegurança (pòlissa o certificat) quan l’Incoterm ho requereixi. A banda de la tramitació i obtenció d’aquesta documentació, és necessari crear els registres i sistemes d’emmagatzematge adequats per poder en tot moment recuperar-los a partir del número de comanda o factura. Gran part d’aquesta documentació només serveix en cas d’inspecció o reclamació; per exemple, el DUA és el document que en una inspecció de l’IVA ens servirà per demostrar que una operació concreta estava exempta d’IVA perquè era d’exportació.

La documentació comercial

No fa falta dir que un catàleg en castellà només servirà per Espanya i Llatinoamèrica, la traducció a l’anglès com a mínim es fa imprescindible. Però tinguem clar que la documentació comercial servirà al nostre client per fer-se una idea de la nostra empresa. Forma part de la nostra imatge, igual que la web, i per tant un bon disseny i presentació ajudarà a generar confiança en nosaltres, imprescindible per poder vendre a l’estranger. En aquest grup també inclourem la documentació de producte: manuals i especejament. A la UE i en moltes altres zones, és obligat traduir-los a l’idioma del país de destinació (solament en anglès no és suficient). Això pot suposar un cost important quan obres nous mercats, per la qual cosa ha de ser inclòs als pressupostos. En ocasions és possible compartir aquesta despesa amb els distribuïdors de cada país.

Neurones + quilòmetres = vendes

També et pot interessar:

Com engegar un pla internacional
Els recursos que et calen si vols iniciar l’exportació

Més a MartiRoca.com

Photo credit: ifindkarma / Foter / CC BY

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *